Un smartphone actual se comporta como teléfono y como PDA permitiendo trabajar con calendarios, tareas o notas. Dentro de las aplicaciones de calendario Google Calendar es el líder indiscutible por su integración en Android. Con la gestión de tareas no ocurre esto y tenemos más variedad de aplicaciones al existir una competencia real. Se pueden distinguir dos tipos de gestores de tareas dependiendo de si usan la infraestructura de Google o usan una infraestructura propia.

Por ejemplo, si almacenan las tareas en el gestor de tareas que lleva Google Calendar como hace Any.do decimos que usan la infraestructura mientras que si las almacenan en un servidor propio decimos que no la usan. Cada planteamiento tiene ventajas e inconvenientes. Si están las tareas integradas podemos verlas en el calendario y al mismo tiempo crear tareas desde otras aplicaciones de Google. Su inconveniente es fácil de entender y está relacionado con el caso que hace Google al gestor de tareas. Básicamente tenemos varias listas de tareas y sólo se puede ver una lista al mismo tiempo. Si queremos usar tareas de diferentes listas al mismo tiempo o subtareas tendremos que usar otro tipo de gestores de tareas.

El gestor de tareas Todoist

En el otro extremo se encuentran las aplicaciones que usan servidores propios. Pierden por una parte la integración de Google pero ganan en flexibilidad y funciones. Dentro de este grupo tenemos Wunderlist (que ya ha sido analizada previamente en InnerZaurus) y Todoist. Hay dos versiones de Todoist: una gratuita y otra de pago que está en torno a 29 $ al año (corresponde a 21 € aproximadamente en la fecha de publicación del artículo).

La aplicación no tiene publicidad y en este artículo podréis ver las funciones que tienen cada una de las versiones y las opciones que nos da el programa. Una diferencia importante respecto a Wunderlist es que la aplicación en el PC (tanto en el navegador como la aplicación nativa) es más ligera y consume menos recursos. A nivel de funciones es similar a Wunderlist permitiendo usar tareas y subtareas o trabajar con varias listas de forma simultánea.

Funciones de la versión gratuita y de la versión comercial

 

Versión gratuita Versión comercial
Subtareas 4 niveles 4 niveles
Subproyectos 3 niveles 3 niveles
Tareas por proyecto 150 200
Número de proyectos 80 200
Búsqueda de tareas No
Colores para las tareas 12 24
Etiquetas con colores No 13
Notas y adjuntos No
Recordatorios No
Seguimiento de productividad No
Plantillas No
Conexión SSL

Las funciones que tiene la versión gratuita son suficientes para la mayoría de los usuarios. La única limitación importante es la opción que te permite poner recordatorios pero se puede conseguir el mismo efecto con una cita en el calendario.

Aplicación de PC

La aplicación del PC tiene un interfaz limpio muy similar a la versión de Android. Se puede ejecutar de varias formas: como aplicación nativa, dentro de un navegador Web o de un cliente de correo. La pantalla se divide en tres partes: una lista de accesos rápidos con vistas a diferentes tipos de días, una parte que contiene un listado de los proyectos y por último el listado de tareas propiamente dicho.

Dependiendo de la versión que tengamos (gratuita o comercial) pueden aparecer unos elementos u otros. Por ejemplo el filtrado de las tareas no aparece en la versión gratuita. En cualquier caso la aplicación es completamente funcional en la versión gratuita.

Pantalla principalPantalla principal

Creación de tareas

Para crear una tarea nueva pulsamos en la imagen que tiene un “+” en la parte superior de la pantalla. Pondremos una descripción de la tarea, la fecha en la que tiene que estar finalizada y el proyecto asociado. Se puede definir también si es una subtarea así como la prioridad que tiene.

Tarea nuevaTarea nueva
Una de las funciones interesantes de Todoist se encuentra en la forma de definir las fechas. Aparte de seleccionar la fecha en el calendario podemos escribir las fechas de forma relativa. Por ejemplo, si queremos hacer una tarea el próximo sábado simplemente escribimos “sábado” como fecha de la tarea. Lo mismo ocurre con las repeticiones. Si ponemos la fecha de una tarea como “cada sábado” la tarea se convertirá en una repetición que se ejecutará cada sábado. De momento no se puede poner un número máximo de repeticiones por lo que tendríamos una repetición hasta que borremos la tarea. Podremos por tanto definir las tareas de varias formas:

  • Sábado.
  • Mañana.
  • Cada 13 de May

Organización de las tareas

Las tareas se clasifican generalmente en proyectos como Particular, Trabajo, etc. El nombre de estos proyectos es arbitrario y se puede cambiar en cualquier momento. Si una tarea no tiene un proyecto asociado se encuentra en la Bandeja de entrada a la espera que la clasifiquemos. Para hacerlo, seleccionamos la Bandeja de entrada, pulsamos en el borde de la tarea y la movemos al proyecto que queramos.

Organizar tareasOrganizar tareas

Aplicación de Android

Una vez que hemos visto el interfaz de usuario de la aplicación de PC podemos decir que ya conocemos la forma de trabajar en el resto de plataformas. En todas ellas se mantiene el mismo interfaz de usuario con independencia de si usamos la versión de Android o la que se ejecuta en Firefox / Thunderbird. Por una parte la aplicación presenta un interfaz conocido pero por otra no se adapta a las particularidades de cada plataforma.

Listado de proyectosListado de proyectos
Resumen de las tareas de los próximos 7 días.

 

Resumen en AndroidResumen en Android
 

Conclusiones

En relativamente poco tiempo hemos pasado de aplicaciones nativas a aplicaciones multiplataforma. Para conseguir este cambio es necesario utilizar librerías multiplataforma o de estándares abiertos como HTML5. Todoist utiliza HTML5 para su gestor de tareas y su comportamiento es correcto tanto en funcionalidades como en rendimiento.

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