Todoist se actualiza a Material Design

Pantalla inicial de Todoist

En Android podemos encontrar una gran variedad de gestores de tareas que nos permiten organizar todas las cosas que tenemos que hacer a lo largo del día. Se pueden encontrar gestores de tareas que se ejecutan sobre los servicios de Google. En este caso la integración con el calendario es buena pero carecen de funcionalidad al estar limitados por la propia aplicación de tareas del calendario de Google. Si queremos superar esta limitación se hace necesario trabajar con gestores de tareas que no estén integrados en los servicios de Google. Dentro de las aplicaciones de Android destacan Wunderlist (comprada por Microsoft recientemente) y Todoist.

De Todoist ya he hablado en alguna ocasión en InnerZaurus. Tiene un interfaz limpio y es cómodo de usar al poder definir muchos de los parámetros de una tarea sin usar el ratón. Todoist tiene varios clientes que se ejecutan en el navegador Web, en dispositivos móviles o en aplicaciones del PC como Thunderbird. Para conseguir esta variedad de plataformas y no morir en el intento han usado HTML5 para la mayor parte de los clientes aunque existen aplicaciones nativas que se adaptan a las características del dispositivo.Las capturas se han tomado en una tableta para que se vea la adaptación de la aplicación al tamaño de la pantalla.

La pantalla está formada por dos bloques. En el más pequeño se muestran varios filtros relacionados con la fechas de las tareas, el listado de proyectos y el listado de etiquetas. Un detalle que quiero comentar es que Todoist tiene una versión gratuita y una de pago. Lógicamente la versión de pago por suscripción tiene más funciones aunque se puede usar la versión gratuita para la mayoría de los casos sin problemas. El coste es de 29 $ al año y se puede probar la versión de suscripción durante un par de semanas. Con las opciones básicas se pueden ver las tareas que cumplen determinadas condiciones. Al usar los filtros se pueden definir condiciones más completas. Por ejemplo, ver todas las tareas que tienen una etiqueta concreta, vencen en dos semanas y están asignadas a un usuario concreto.

Pantalla inicial de Todoist

La bandeja de entrada es una especie de cajón desastre en el que se dejan todas las tareas que no se han organizado. Una vez se han clasificado (no es obligatorio) pasarán a mostrarse en el proyecto correspondiente.

Bandeja de entradaBandeja de entrada

Las tareas se pueden crear de forma rápida pulsando en el selector de texto que hay en la parte inferior de la pantalla. Es suficiente con escribir la descripción de la tarea y la fecha de finalización si la tiene.

Creación de una tarea rápidaCreación de una tarea rápida

Si pulsamos en el botón flotante se abrirá una pantalla en la que también se pueden definir las tareas. La diferencia con la forma anterior está en los detalles que se definen de la tarea.Creación de una tarea con detallesCreación de una tarea con detalles

Algunos campos como la fecha incluyen un apartado propio en la ayuda del programa. En Todoist no es necesario saber el día del mes que cae el próximo lunes. Simplemente lo escribimos y la aplicación lo calculará por nosotros. Esta función se aplica también a las tareas que tienen una fecha de repetición.

Formatos admitidos para la fechaFormatos admitidos para la fecha

Una vez hemos añadido las tareas a la aplicación el siguiente paso es ver esa información. Las vistas básicas permiten mostrar las tareas que finalizan en el día actual o durante los próximos 7 días. Éste sería el funcionamiento básico pero aún quedan las funciones más útiles: las etiquetas y los filtros. Una etiqueta permite agrupar las tareas que comparten un rasgo común. En mi caso tengo dos proyectos Web en los que participo (InnerZaurus, InnerDroid). Dentro de cada proyecto defino las tareas relacionadas con el mantenimiento de las páginas o con la redacción de los artículos. Si en las tareas que están relacionadas con los artículos añado la etiqueta @artículos podré ver de forma rápida todas las tareas que tienen la etiqueta con independencia del proyecto en el que se encuentren. Los datos de Todoist se sincronizan con su servidor y permite que una etiqueta o filtro que esté definido en el ordenador pase automáticamente al teléfono o la tableta.

 

Próximos 7 díasPróximos 7 días

Otra de las funciones que tiene la suscripción permite ver diferentes estadísticas de las tareas realizadas. Se puede ver el progreso de las tareas en una vista semanal o acumulada por proyectos. Supongamos que tenemos un proyecto dividido en varios subproyectos. Mediante esta vista es posible ver el porcentaje de las tareas realizadas que pertenecen a cada proyecto o el día se la semana en la que se han finalizado más tareas.

EstadísticasEstadísticas 

Normalmente el tiempo que tenemos para realizar las tareas es limitado mientras que el número de tareas crece rápidamente. Ante este escenario hay que priorizar las tareas de forma que las tareas importantes se realicen siempre y las tareas prescindibles se realicen si hay tiempo. Con Todoist las tareas se pueden definir como tareas normales o como tareas anidades permitiendo dividir una tarea grande en tareas más pequeñas y manejables. Las tareas se agrupan en proyectos aunque hay que recordar que la separación no es absoluta. Si hay tareas que son comunes a varios proyectos se puede definir una etiqueta y después trabajar con la etiqueta como si fuera un tipo de proyecto.

En la versión comercial se pueden ver las tareas en un calendario de red. Si añadimos este calendario a Google Calendar o a cualquier aplicación que pueda trabajar con calendarios en formato ICAL será posible ver de forma gráfica las fechas en las que finalizan las tareas. Si bien es útil esta función, aún tiene algunas carencias que irán arreglando en las próximas versiones. Por ejemplo, al ver las tareas por calendario se pierde la información de la prioridad o del proyecto al que pertenecen. Con algunos trucos se puede recuperar la información pero ya nos obliga a cambiar un poco la forma de trabajar.

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