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Con un poco de retraso llega el segundo artículo enfocado a kMyMoney. Junto con el artículo hay un archivo que se puede descargar y contiene los datos del ejemplo. Hay definidas dos cuentas, una corresponde a un banco con una cantidad inicial de 100 € y otra se utiliza para el efectivo y no tiene dinero. Se pueden realizar tres tipos de operaciones principales con los asientos (las entradas y salidas de dinero). La primera es el depósito y su función es añadir una cantidad concreta de dinero a una cuenta. La segunda es la transferencia y permite mover dinero entre cuentas. Por ejemplo, si sacamos dinero del cajero de una entidad estamos restando esa cantidad de la cuenta banco y añadiéndola a la cuenta efectivo. Por último tenemos la retirada en la que sacamos dinero de la cuenta.

El término cuenta no se refiere únicamente a una cuenta del banco sino que puede abarcar diferentes cosas. El dinero en efectivo es una cuenta así como el dinero que podemos tener en una tarjeta de prepago. Supongamos que tenemos 100 € en el banco. Tenemos que hacer las compras y para eso necesitaremos sacar 50 €. Después de hacer las compras añadiremos los gastos a kMyMoney creando un asiento por cada acción que hemos realizado.

Introducción

Las cuentas que hay creadas en el archivo de ejemplo son banco y efectivo.

01 Cuentas de ejemploCuentas de ejemplo

Hay varias formas de pasar a la ventana que permite añadir los asientos. La primera es pulsar en el icono Libros mayores que aparece en la barra lateral y después seleccionar en los desplegables la cuenta en la que queremos trabajar. La segunda forma consiste en pulsar el icono Inicio y después pulsar sobre la cuenta. En la captura de pantalla se muestran las dos cuentas que hemos creado.

Pantalla inicialPantalla inicial

El resultado final es la siguiente pantalla.

Libros mayoresLibros mayores

La pantalla está dividida en varios bloques:

  • Bloque superior: contiene el selector de la cuenta sobre la que estamos trabajando y un control para hacer búsquedas.
  • Bloque central: contiene un listado de los asientos asociados a una cuenta. Incluye la fecha, una descripción, el estado del asiento y la cantidad de dinero que tiene asociada.
  • Bloque inferior: contiene un selector de la operación que queremos realizar y diferentes campos asociados. El contenido de este bloque varía según el tipo de operación que realicemos.

Transferencias

Inicialmente sólo la cuenta banco tiene dinero. Por tanto será necesario sacar dinero del cajero. Esto equivale a realizar una transferencia entre cuentas.

TransferenciaTransferencia

Los campos son:

  • Pagar a: es la persona / empresa a la que realizamos la transferencia. Los pagadores o receptores de un asiento se dan de alta de forma automática en kMyMoney si no existen previamente. Si realizamos pagos a ciertas personas o empresas podremos seleccionarlos de forma rápida escribiendo parte del nombre y seleccionandolo en la lista desplegable.
  • Transferir a: cuenta a la que queremos realizar la transferencia. En nuestro ejemplo corresponde a la cuenta efectivo.
  • Memorándum: descripción del asiento.
  • Número: se usa si queremos que los asientos estén numerados.
  • Fecha.
  • Importe: se puede usar el botón de la calculadora para realizar operaciones.
  • Estado: corresponde a los estados reconciliado, no reconciliado o librado.

Cuando acabemos pulsamos en el botón Introducir. Automáticamente se reflejará la operación en el listado de asientos de la cuenta banco y en el de la cuenta efectivo. Sólo nos tenemos que preocupar de introducir la operación en kMyMoney y la aplicación automáticamente hace los cálculos por nosotros.

Listado de la cuenta bancoListado de la cuenta banco

Listado de la cuenta efectivoListado de la cuenta efectivo

Retirada

Ahora que ya tenemos dinero en efectivo pasamos por el horno y por el supermercado. En el primero hemos gastado 2,50 € en el pan y bollería mientras que en el segundo el gasto es de 32,40 €. Pulsamos sobre la pestaña retirada que tenemos en el bloque inferior.

RetiradaRetirada

Los campos son similares al caso de la transferencia. Los dos campos nuevos son Pagar a y Categoría. El primero hace la misma función que el campo Destinatario del bloque anterior. El campo categoría es importante y nos permite organizar los asientos. Si escribimos una categoría que no existe la aplicación nos preguntará si queremos crearla. Para la categoría hace falta escribir información extra como veremos a continuación. La primera pestaá es similar a la que vimos al crear una cuenta nueva en la primera entrega de esta serie de artículos. Definimos el nombre, el tipo de cuenta y si tiene saldo inicial.

Crear categoriaCrear categoría

La segunda pestaña permite definir la jerarquía de la categoría. Podemos tener por ejemplo una categoría llamada Comida y como categorías hijas Horno y bollería o Supermercado. En los siguientes artículos veremos la forma de trabajar con las categorías en detalle.

JerarquíaJerarquía

Ponemos como importe del asiento los 2,50 € que hemos gastado y lo insertamos en el listado. Hacemos lo mismo para la compra que hemos realizado en el supermercado y usamos como nombre de la categoría Supermercado.

Listado de cuentas actualizadoListado de cuentas actualizado

Deposito

Al día siguiente un amigo nos devuelve un préstamo de 10 €. Esta acción corresponde a un deposito. Seleccionamos deposito en la pestaña del bloque inferior y pulsamos en el botón Introducir. Los campos son similares a los que vimos en la pestaña retirada. Las categorías de los asientos pueden ser de dos tipos según sean ingresos o gastos. Si creamos la categoría desde esta pestaña se creará dentro del tipo ingresos mientras que si lo hacemos desde la pestaña retirada se creará como gasto.

 DepositoDeposito

Introducimos un importe de 10 € y vemos el resumen en el listado de asientos.

 Listado finalListado final

Un asiento puede tener como fecha días pasados, el actual o días futuros. Si sabemos que en una fecha concreta tendremos un gasto es posible apuntarlo y kMyMoney lo añadirá cuando sea el momento adecuado.

Conclusiones

En esta entrega hemos visto la forma de empezar a trabajar con kMyMoney. Después de leer el artículo deberíais ser capaces de introducir asientos y empezar a llevar la contabilidad personal. Las categorías se pueden agrupar en una jerarquía, cosa que nos ayudará a organizar mejor la información. Otra de las opciones interesantes es la posibilidad de hacer presupuestos. Supongamos que podemos dedicar 50 € al mes a gastos relacionados con cafeterías. Una vez hemos definido un presupuesto la aplicación nos avisará cuando lo superemos. También es posible crear asientos programados que se inserten en fechas concretas. La utilidad de esta función se encuentra en los recibos mensuales que se cargan en un día concreto. Para cualquier duda o sugerencia podéis usar los comentarios o las redes sociales.

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