Economía familiar con kMyMoney (I)

Un gestor de gastos es una aplicación que nos ayuda a gestionar la economía familiar. Podemos apuntar los gastos normales, los recurrentes, y si tiene suficiente información generar una previsión para los meses siguientes. Hay muchas aplicaciones que ayudan en esta tarea, muchas de ellas en línea. Aunque tengan funciones gratuitas, también es cierto que estamos dando a un tercero una información que puede ser delicada. Si queremos tener más seguridad lo aconsejable es trabajar con una aplicación en el ordenador. Perderemos algunas funciones interesantes de las aplicaciones en línea pero al mismo tiempo ganaremos en seguridad. Entre las aplicaciones que están disponibles para ordenador podemos destacar kMyMoney. Esta aplicación es de código abierto, multiplataforma y está traducida al castellano. No importa el sistema operativo que usemos ya que tiene versión para los principales sistemas operativos de escritorio.

Ya había escrito antes en InnerZaurus sobre esta aplicación, no da la sensación que hayan pasado casi 6 años. Con la situación económica actual es un buen momento para retomar la serie de artículos desde el principio. Veremos los conceptos básicos así como la forma de trabajar  y organizar toda la información. Uso esta aplicación desde hace varios años. Si tenéis alguna duda podéis resolverla preguntando en los comentarios

Economía familiar con kMyMoney

kMyMoney es una aplicación de control de gastos. Nos permite, si añadimos los ingresos, gastos puntuales o gastos previstos, obtener una visión general de la situación económica. Como estos datos son delicados, trabajaremos de forma local en el ordenador. Para la serie usaré kMyMoney en KDE Neon. Puede cambiar algún icono pero la base del programa es la misma en otras distribuciones  o en Windows. El mismo archivo de gastos se puede usar en GNU/Linux y Windows sin problemas. La única limitación es que tenemos que usar versiones similares para evitar problemas.

Pantalla inicial de kMyMoney

La instalación de kMyMoney varía dependiendo del sistema operativo:

• GNU Linux: buscamos kMyMoney en el gestor de paquetes.
• Windows: descargamos e instalamos el último ejecutable.

Conceptos básicos

El primer paso es configurar una cuenta. Esa cuenta se guardará como un archivo en el disco del ordenador y contendrá toda la información que tengamos relacionada con kMyMoney. A continuación veremos los pasos más importantes. En el asistente hay muchas opciones pero no es necesario rellenar todas las opciones para empezar a trabajar.

Pulsamos en Como comenzar y configurar cuentas. Podemos rellenar los campos si queremos pero son todos opcionales. No perderemos ninguna funcionalidad aunque lo dejemos vacío.

Datos personales de la cuenta

El siguiente paso es configurar la divisa que se usará en la cuenta. Por defecto usaremos Euro. Si fuera necesario, podemos seleccionar otras cuentas más adelante.

Divisas de la cuenta

Dentro de kMyMoney podemos tener varias cuentas. Estaríamos en este caso si tenemos varias cuentas en un banco (ya sean propias o comunes con otra persona). Aunque se puede configurar en este apartado, es mejor configurarlo más adelante. Desmarcamos la opción para que nos deje continuar.

Configuración de la cuenta

Dentro de las cuentas tenemos varias plantillas. Cada plantilla tiene una serie de categorías predefinidas. Os recomiendo revisar las diferentes plantillas y elegir la que más se aproxime a vuestro caso. Más adelante se pueden modificar o añadir categorías nuevas. Lo importante es que se adapte al uso que le vamos a dar. Los ingresos y los gastos se organizarán en estas categorías y permitirán ver de forma rápida todos los movimientos relacionados con una categoría concreta.

Plantillas de las cuentas

El asistente ya ha finalizado y podemos empezar a trabajar. Nos preguntará como queremos guardar los datos (XML / SQL). Se pueden dejar los valores por defecto. El último paso es guardar el archivo de kMyMoney en el ordenador.

Creación de la cuenta finalizada

La pantalla central de kMyMoney

Por defecto se abre la vista de Inicio. En esta pantalla vemos un resumen de los activos y los pasivos. Nos permite ver de una pasada el saldo que hay en cada una de las cuentas. Cuando rellenemos información de los asientos planificados, nos mostrará también un resumen con los próximos pagos. Estos asientos pueden pertenecer a diferentes cuentas y el resumen veremos el concepto, el precio así como el saldo de la cuenta que tenga asociada después de hacer el movimiento.

Pantalla inicial con una cuenta creada

kMyMoney puede hacer pronósticos a X días del estado de las cuentas. Si metemos los ingresos así como los gastos que son fijos (luz, telecomunicaciones, etc.) podremos tener una estimación del saldo. Ahora mi objetivo es explicar por encima el funcionamiento. En las siguientes entregas ya veremos en detalle como funciona cada apartado.

La barra lateral

Cuentas e instituciones

En la barra lateral tenemos acceso a las diferentes funciones de la aplicación. Inicio ya lo hemos visto y es la vista que se abre por defecto. La unidad mínima es la cuenta. Una cuenta puede tener depósitos (ingresos), transferencias o retirada (gastos). Si ponemos el saldo inicial, kMyMoney hará todos los cálculos por nosotros de forma automática. Los asientos (cada una de las entradas que hemos visto antes) se pueden numerar. No es obligatorio pero si que ayuda a que sigan el mismo orden que en el banco. Ésto nos permite comprobar con más facilidad que los movimientos de kMyMoney son los mismos que los que tiene el banco. Varias cuentas se pueden agrupar en una Institución.

Cuentas en kMyMoney

Asientos planificados

Cada entrada que introducimos en kMyMoney se llama asiento. Los asientos pueden ser puntuales o planificados. Por ejemplo, podemos tener un asiento planificado que refleje el consumo de la luz. No sabemos el importe real de ese movimiento pero si tenemos un valor aproximado. También sabemos la fecha en la que se hace el cargo en el banco. Con esa información es posible programar el asiento para que use esos valores por defecto. Posteriormente ya pondremos el importe real.

Puede parecer una tontería esta función pero ayuda a ver la evolución del saldo a lo largo del mes. Si tenemos introducida toda la información, veremos con facilidad si llegamos en algún momento a saldo negativo. Al conocer el problema con tiempo podemos tomar medidas para evitar que nos cobren comisiones por tener saldo negativo.

Asientos planificados en kMyMoney

Categorías

Todos los asientos se pueden clasificar en categorías. De esta forma se puede ver el gasto en alimentación o en mantenimiento del vehículo.

Categorías en kMyMoney

Etiquetas

Un asiento pertenece a una categoría. Tenemos un nivel extra para organizar los asientos que es el nivel de etiqueta. Supongamos que tenemos la categoría Restaurante. Podríamos tener una etiqueta para cenas en familia, otra para comidas de trabajo y otra para ocasiones especiales.

Beneficiarios

En Beneficiario tenemos un listado de los comercios en los que hemos realizado un asiento. Permite ver los pagos que se han realizado a un beneficiario concreto, por ejemplo un supermercado.

Libros mayores

El libro mayor es el núcleo de kMyMoney. Está asociado a una cuenta y en él se harán todas las operaciones con los asientos.  Lo veremos con más detalle en futuras entregas.

Libro mayor

Nos quedarían varios elementos extras. Entre ellos tenemos los Informes y los Presupuestos. En el informe podemos hacer diferentes análisis de todos los movimientos de las cuentas. Presupuestos nos permite asignar una cantidad mensual a una categoría. De esta forma sabremos cuando estamos llegando al límite de los gastos y evitaremos el susto a final de mes.

Conclusiones

Controlar la economía familiar puede ser una tarea entretenida. Para hacerlo podemos usar aplicaciones en línea, ganamos en comodidad pero perdemos privacidad o se pueden usar aplicaciones de escritorio como kMyMoney. Los datos no salen del ordenador y ganamos más privacidad. No será tan cómodo como meter los gastos desde el móvil pero cumple bien su función. Otra ventaja es que es una aplicación gratuita y no tendremos ningún pago extra.

kMyMoney es una aplicación muy completa y ayuda a controlar la economía familiar. No importa que tengamos varias cuentas, cada una con sus ingresos y gastos. En el resumen de la vista inicial veremos la evolución del saldo de la cuenta. Si alguna cuenta llega a números rojos (o cae por debajo de un saldo mínimo), recibiremos un aviso. En InnerZaurus ya tengo algunos artículos de kMyMoney aunque están un poco desactualizados. Si tenéis curiosidad, podéis verlos en las entradas relacionadas.