Organización del día a día con Todoist

Todoist es un gestor de tareas que se puede usar en el navegador Web o como aplicación en diferentes sistemas operativos. El funcionamiento es muy sencillo y permite apuntar todas las tareas que tenemos en un único sitio. Esas tareas se pueden organizar siguiendo diferentes criterios: proyecto asociado, prioridad o fecha. Jugando con estos elementos y algunas funciones como los filtros, podemos organizarnos mejor. Todoist tiene una versión gratuita y una versión de pago. La funcionalidad es la misma, en la versión de pago añaden las etiquetas, las notas o los filtros. Son funciones útiles pero no son necesarias para un uso normal. Una característica bastante interesante, que se puede usar también en la versión gratuita, es la posibilidad de sincronizar un proyecto con un calendario de Google Calendar. De esta forma podemos ver y añadir las tareas en el calendario. La sincronización entre Todoist y Google Calendar funciona en los dos sentidos. No es la única integración que se puede usar. Os invito a ver todas las posibilidades en este enlace.

Introducción

Todoist se puede usar en el navegador Web y en los sistemas operativos Windows, MacOS, Android / iOS. No hay una versión nativa de GNU/Linux aunque se puede usar sin problemas. Sólo habrá que tener Todoist abierto en una pestaña del navegador o añadir tareas usando Thundebird y la sincronización con Google Calendar. Las aplicaciones nativas usan básicamente el interfaz Web de Todoist con algunas pequeñas modificaciones. Por esta razón me voy a centrar en la versión Web ya que se verán las características que tenemos con más facilidad. Recordad que la versión gratuita de Todoist es plenamente funcional y no es necesario pagar la suscripción. La versión completa está más pensada para equipos que trabajan en línea y necesitan compartir información. También tiene algunas opciones extras de personalización así como la posibilidad de usar etiquetas, notas o filtros.

En el lateral tenemos varias vistas: Bandeja de entrada, Hoy y Próximo. La bandeja de entrada es el punto inicial donde se crean las tareas. Hoy permite ver las tareas que tienen como fecha de finalización el mismo día, mientras que Próximo muestra las tareas que finalizan en la semana actual. Debajo de las vistas están los proyectos favoritos, que se puede acceder a ellos de forma más rápida y los proyectos normales.

Bandeja de entrada de Todoist

Los proyectos se pueden organizar en una jerarquía. Cada proyecto puede tener un color aunque los colores que se pueden elegir en la versión gratuita son menos. El icono que aparecen delante de los proyectos no es realmente una función de Todoist sino de cualquier teclado moderno. Esos iconos son emojis y se pueden añadir usando una combinación concreta en el teclado. Se pueden usar en GNU/Linux, Windows, MacOS o sistemas operativos móviles. Junto al proyecto aparecen todas las tareas que tiene dentro.

Creación de tareas

Para añadir una tarea podemos pulsar en el botón + que hay en la barra del título o pulsar la letra q. Al hacerlo aparecerá un control que permite añadir las tareas. Hay varias combinaciones que nos permiten configurar todos los elementos de la tarea en el cuadro de texto. No es obligatorio y se pueden configurar todos los elementos usando los botones que aparecen en pantalla.

Crear tarea en Todoist

En el cuadro de texto ponemos inicialmente la descripción. Después, usando los siguientes caracteres podemos configurar varios elementos.

• !!1 a !!4 =>Asigna una prioridad a la tarea.
• #Proyecto => Asigna la tarea a ese proyecto.
• @etiqueta => Asigna una etiqueta a esa tarea (versión de pago).

La fecha se puede poner con un lenguaje estándar:

• hoy, mañana, el viernes => Asigna como fecha de finalización de la tarea el texto que hayamos puesto.
• cada 2 días => Crea una tarea con repetición cada dos días.
• cada dos semanas empezando el uno de junio => Crea una tarea que se repite cada dos semanas empezando en una fecha concreta.
• hoy a las 22:00 => Añade una alarma a la tarea.

Se pueden configurar las fechas y las repeticiones de muchas formas. Lo más práctico es consultar la ayuda de Todoist para ver las combinaciones que se pueden usar.

Organización de tareas y proyectos

Las tareas se organizan una detrás de otra. Una tarea se puede poner como tarea hija de otra. De esa forma se pueden organizar con mayor facilidad. Tenemos una tarea grande y luego varias subtareas. Si nos acercamos al lateral de una tarea aparecerá una marca para arrastrar la tarea. Al mover la tarea hacia arriba / abajo la ordenamos en la lista. Cuando se mueve hacia la derecha, se puede asignar como tarea hija.

Tareas anidadas en Todoist

Se pueden organizar las tareas en Proyectos. Para crear un proyecto seleccionamos Añadir un proyecto, que se encuentra en el menú de la izquierda. Los proyectos se pueden anidar de la misma forma que hemos visto para las tareas. Dentro de un proyecto podemos tener Secciones. Una sección actúa como una división interna. Por ejemplo, para InnerZaurus tengo diferentes secciones para clasificar los artículos que tengo en la lista para escribir. Se puede añadir una sección pulsando la tecla s.

Secciones en Todoist

Integraciones

Los datos de Todoist están inicialmente en su servidor. Es posible conectar esos datos con otras herramientas Web, por ejemplo Google Calendar. Para hacerlo hay que pulsar en el engranaje de la parte superior derecha y seleccionar Configuración. Sólo se puede sincronizar una cuenta de Todoist con una cuenta de Google Calendar. Si que se puede conectar varias cuentas de Todoist, por ejemplo una para el trabajo y otro para cosas personales, con la misma cuenta de Google. Al final os pondré la forma de hacerlo.

Integraciones

Podemos sincronizar todas las tareas con un único calendario o hacer sincronizaciones parciales. Por ejemplo, tengo un calendario para las tareas normales y después calendarios para proyectos concretos. Una vez hemos activado la sincronización con Google Calendar, sólo hay que recargar la página para que aparezcan los nuevos calendarios. Os recomiendo renombrar los calendarios y ponerles un color diferente para poder diferenciarlos mejor.

Podéis asociar varias cuentas de Todoist con una misma cuenta de Google usando un navegador Web. Abrimos una pestaña normal y conectamos las cuentas. Después abrimos una pestaña privada (o usamos Firefox con contenedores) y repetimos el proceso. Sobre una misma cuenta tendremos asociadas dos cuentas de Todoist.

Conclusiones

En el día a día tenemos muchas cosas en la cabeza y es normal que se olviden algunas. Una forma de evitarlo es apuntarlas es un gestor de tareas como Todoist. Podemos tener tareas normales y tareas que ocurren una vez al año, como renovaciones o pagos. Al hacerlo de esta forma nos aparecerá un aviso en el calendario (con una alarma si queremos) cuando llegue la fecha límite. Poco a poco han ido añadiendo funciones nuevas a Todoist. La sincronización en dos sentidos con Google Calendar es una función muy práctica. Inicialmente sólo funcionaba con todas las tareas pero recientemente han permitido añadir proyectos de forma independiente. Si añadimos un calendario para un proyecto independiente, sus tareas ya no aparecerán en el calendario principal.

¿Usáis Todoist o alguna aplicación similar en el día a día? ¿Os gusta más usar una interfaz Web o la consola (Todo.txt)?