Trucos para el gestor de tareas Todoist

Los gestores de tareas de Android (no confundir con las aplicaciones que gestionan los procesos abiertos) pueden tener dos filosofías de funcionamiento dependiendo de si trabajan directamente con los servidores de Google o por el contrario utilizan servidores propios. Dentro del primer grupo destaca Any.do, que integra sus datos en el calendario de Google y que tiene un interfaz agradable. En el segundo grupo podemos mencionar Todoist o Wunderlist. Por una parte pierden la batalla respecto a la sincronización de las tareas con Google Calendar aunque añaden nuevas funciones al no tener que mantener la compatibilidad. Ambas aplicaciones tienen una versión gratuita. Podéis consultar dos artículos sobre su funcionamiento en esta página. Aplicaciones PIM en Android III (Wunderlist) / El gestor de tareas Todoist

Si nos centramos en Todoist podemos usar un conjunto de trucos que facilitan el uso de la aplicación y aportan funciones que están ocultas dentro de la aplicación. Los cambios que hagamos se sincronizar en todas las plataformas en las que trabaja la aplicación incluyendo el PC, el teléfono o la tableta. La información del artículo está extraída de la Web de Todoist.

Trucos

El artículo está dividido en varios apartados. Empezaremos explicando la forma de definir la prioridad de las tareas y modificar su formato. Pasaremos al uso de filtros para organizar las tareas y finalizaremos con las combinaciones de tecla que se pueden usar en el PC.

Definir la prioridad

Las tareas pueden tener cuatro niveles de prioridad que van del 1 al 4 y se identifican por un código de colores. Los colores de mayor a menor prioridad son rojo, azul oscuro, azul claro y blanco. La prioridad se puede modificar de dos formas. En la primera seleccionamos el icono de la bandera y elegimos el color mientras que en la segunda escribimos el código !!PRIORIDAD. Este código se puede escribir al principio o al final de la descripción y tenemos que sustituir PRIORIDAD por un valor del 1 al 4.

Definición de la prioridad en la descripción

Al pulsar INTRO el código que hemos introducido se borrará y aparecerá la prioridad elegida.

Tarea introducida con prioridad 1

Modificar el formato

Se pueden aplicar dos formatos diferentes: Negrita o Cursiva. Para poner la primera rodeamos el texto con dos parejas de exclamaciones !!TEXTO!!. Si queremos poner el texto en cursiva es necesario utilizar los guiones bajos __TEXTO__

Formato: Negrita

Al guardar el texto sólo las palabras que están rodeadas por las exclamaciones estarán en negrita.

Lo mismo ocurre con la cursiva:

Formato: Cursiva

Formato: Cursiva (tarea introducida)

Filtros

Con el paso del tiempo es normal que el número de tareas vaya creciendo sobre todo si apuntamos también las tareas que se tienen que hacer en algún momento pero no tienen una fecha concreta de vencimiento. En estos casos se pueden usar filtros para ver en pantalla únicamente las tareas que necesitamos. Los filtros se encuentran en dos lugares. El primer lugar está encima de la barra de tareas mientras que el segundo lugar se encuentra en el menú lateral, en la pestaña de Filtros.

Listado de filtros

Los filtros pueden ser de prioridad, de asignación o de fecha de vencimiento. Todas las tareas de Todoist tienen definida una prioridad (4 si no seleccionamos ninguna). Al pulsar en cada una de las opciones de prioridad veremos en pantalla aquellas tareas que la tienen. Todoist se puede usar como un gestor de tareas para una persona o para un equipo de trabajo. Si trabajos en un equipo es posible asignar tareas a los diferentes miembros. Dependiendo de la opción que seleccionemos podremos ver las tareas que nos han asignado a nosotros o las que se han asignado al resto de equipos. Por último se puede filtrar también por tareas que no tienen una fecha de vencimiento.

La parte interesante viene a continuación y nos permite crear filtros personalizados. Para ello pulsamos en el texto Añadir filtro. El filtro tendrá un nombre para referirnos a él en un futuro y un conjunto de comandos. Tenéis el listado completo en el siguiente enlace. Recordad que Todoist tienen una versión gratuita y otra de suscripción. Algunos de los comandos sólo funcionarán en la versión de suscripción.

Creación de un filtro personalizado

Aplicación de filtros

Cuando apliquemos el filtro veremos el resultado en la pantalla principal. Las diferentes opciones se concatenan usando & y afectan a todas las categorías.

Resultado del filtro

Os recomiendo leer bien la documentación de los campos que se pueden usar en los filtros. Si creamos filtros personalizados la productividad puede aumentar de forma importante. Un detalle interesante es que si creamos un filtro en la Web de Todoist o en el PC automáticamente se sincronizará con el resto de dispositivos y nos aparecerá en el teléfono o la tableta.

Atajos de teclado

• Crear una tarea nueva: q
• Guardar la tarea: INTRO
• Cancelar la edición de una tarea: ESCAPE
• Guardar la tarea y crear una tarea nueva encima de la que hemos creado: CTRL + INTRO
• Crear una tarea hija: la tarea tiene que estar debajo de la tarea padre. Editamos la tarea y pulsamos CTRL + FLECHA DERECHA
• Guardar la tarea y crear una tarea nueva debajo de la que hemos creado: SHIFT+INTRO
• Convertir una tarea hija en una tarea normal. Editamos la tarea y pulsamos CTRL + FLECHA IZQUIERDA
• Guardar el elemento actual y editar el que está encima: CTRL + FLECHA ARRIBA
• Dar formato: CTRL + B (Negrita) y CTRL + I (Cursiva)
• Guardar el elemento actual y editar el que está debajo CTRL +FLECHA ABAJO

Conclusiones

Cuando tenemos muchas tareas que hacer en el trabajo o en la vida personal es importante apuntarlas y no dejarlas a la memoria. Todoist es un gestor de tareas que facilita la introducción de las tareas y de sus características como la prioridad, la fecha de vencimiento o las etiquetas. Otros gestores como Wunderlist también incluyen estas funciones pero se diferencian de Todoist en que no tienen tanta potencia en la utilización de filtros. Podemos ver por ejemplo las tareas pendientes de una categoría concreta que tengan una prioridad y que finalicen en un plazo de 3 semanas. Obviamente esta flexibilidad tiene un coste y consiste en aprender la sintaxis por un lado y tener que adquirir una suscripción si queremos utilizar algunos campos de filtrado avanzados. El precio de la suscripción está en torno a 20 – 30 € por año.